お手紙・ハガキ・カードの使い分け方

お手紙・ハガキ・カードの使い分け方
ホステスの営業

こんにちは。ホステス専門アドバイザー秋好玲那です。→目次はこちら^^

この記事では、
ホステスが営業で使うことの多い

  • お手紙(封書)
  • ハガキ
  • カード

上記3つの使い分けを解説します。

お手紙(封書)で出すべきもの

お手紙営業をする
ホステスさんにとっては、
ここが一番メインになります。

マナーとしては、

  • 目上のお客様へ送るもの
  • 正式な内容
  • 非公開のもの(必ずしも非公開になるとは限らないので注意)

これらに当てはまるものであれば、
すべて封書のお手紙だと考えれば
失敗はないです。

封筒&便箋で出すもの

封筒&便箋(印刷であっても)で
出すものは、以下です。

  • 目上の方へ送るもの全般(年賀状・暑中見舞などは除く)
  • 初来店時、または初めてお名刺をいただいた際のお礼状
  • お中元・お歳暮・お祝いなどの贈物添状(送り状)
  • 病気・事故・災害などのお見舞い(印字NG)
  • 詫状(印字NG)

お見舞いや詫状に関しては、
印刷で出すのはNGです。

「災いを待ってました、
準備してました!」

ということになってしまうので、
すべて手書きにしましょう。

封筒&一筆箋で良いもの

封筒&一筆箋で良いものは、
以下のような場合。

  • 気心知れた親しい方への贈物添状(送り状)
  • 請求書・領収書の送付
  • お忘れ物を郵送する際の添状(送り状)

ホステスが一筆で済ませる場面は
あまりないですね。

目安としては、文章以外のものが
メインである場合に一筆添える

という場面に限られます。

本当に気心知れた親しいお客様で、
略式のほうが喜ばれると分かっている
場合には、贈物の添状(送り状)も
一筆で済ませることがあります。

でも、基本的には
やはり通常の便箋ですね。

封筒&カード&一筆で良いもの

封筒&カード&一筆で良いものは、
以下になります。

  • 移籍・退店・入店の案内状
  • 独立出店・移転の案内状
  • 周年・バースデーなどのイベントDM
  • バレンタインや日ごろのちょっとしたお礼などを贈る場合の添状(送り状)
  • 結婚・出産・賀寿・栄転・誕生日・独立起業などのお祝い(カードのみ、または贈物の添状)
  • お悔やみで送るお線香などの添状

お悔やみでお線香などを送る場合は、
訃報を受けた直後か四十九日あたりが
多くなります。

亡くなった直後に、ホステス宛に訃報が
届くことは稀なので、ホステスが行動を
起こすタイミングとしては、
四十九日辺りがメインになりますね。

便箋で通常どおり書いても良いですが、
簡素にすることで逆に気持ちが
伝わることもあります。

ハガキでもOKなもの

年賀はがき、かもメール、
ポストカード、絵葉書などですね。

ハガキの存在理由として、

  • 封書のお手紙が簡略化されたもの
  • 親しい間柄で簡易にやり取りできる
  • 簡易であるほうが相手にとっても良い場合

というものがあるので、

  • 基本的には封書であることが大前提
  • 簡略しても(したほうが)良いと思われるケース

これを目安に使い分けます。

季節の挨拶

季節の挨拶をハガキで送るのは、
以下の場合です。

  • 年賀状
  • 寒中見舞
  • 暑中見舞
  • 残暑見舞

年賀状は全員に出しますが、
寒中見舞いは、

  • 年賀状が間に合わなかった場合
  • 喪中で年賀状を出せなかった場合

などに出します。

もっとも間違いやすいのは、
暑中見舞いと残暑見舞い。

そもそも暑中見舞いは、
お中元を簡素化したものなので、
お中元を出した相手に
暑中見舞いハガキは出しません。

お中元がズレ込んで、
残暑見舞いとして出す場合も、
残暑見舞いの贈り物を送った相手に
残暑見舞いハガキは出しません。

招待状・案内状・通知

ハガキとして招待状・案内状・通知を
出すということは、
ホステスはほとんどありません。

あるとしたら、すでに印刷されたものに
「一筆書いて自客に出して」と
お店から言われるときくらいです。

ここはオーナーママなどの
経営者がメインになります。

  • 長期休暇の通知
  • 長期休業の通知
  • リニューアルオープンや新店舗出店の案内状
  • 移転の通知
  • 閉店の通知

上記で分かるように、
公のお知らせがメインですね。

クラブはこれらも
封筒に入れて出すのがベターですし、
都心部ではやはり封書で出しますね。

スナックの場合は
ハガキでも良い場合が多く、
全国区で見てもハガキで案内する
ケースがほとんどです。

<番外編>お客様の許諾がある場合には

長年ホステスをやっていると、
自宅へ郵送するよう希望されるお客様が
いらっしゃいます。

または、会社ではあるけれど
全員知っていてとてもフレンドリーな
関係であったり、個人経営の会社で特に
差支えがないお客様など。

こうしたお客様の中には、
「どんな内容でも構わないよ~」
という方もおられます。

そういうときは、旅先から絵はがきを
フランクに送ることもありました。

お客様との関係性によってOKか
NGかが分かれてしまうので、
安易にはできませんが、
許諾があれば喜ばれます。

年賀状や暑中見舞(かもメール)を封筒に入れる謎

コンサルでは、こんなお悩みを
相談されることがあります。

 

ホステス
ホステス
年賀状や暑中見舞の
ハガキは封筒に入れて
送るべきですか?

 

この質問が出る理由は、

  • 以前働いていたお店がそういう決まりだった
  • ネットでどこぞの銀座ホステスが「封筒に入れるべき」と書いていた

ということらしいですが、
私には謎でしかない慣習です。

銀座では年賀はがきを封筒に入れるお店もある

そう、銀座では年賀はがきや
かもメールはがきを封筒に入れて出す
お店が実在します。

そうする理由は、

  • 飲み屋から手紙が届いたと分からないように(お客様の顔を潰すため)
  • 内容を他の人に読まれないように(私信だから)

ということらしいのですが。

100歩譲って封書で出すのはいいとして
なぜ「年賀はがき」や
「かもメールはがき」を
「封筒に入れて」出すのか???

普通のポストカードでいいじゃないか、
なぜわざわざ二重の切手代をかける
必要があるのか???

と私は思うのですが、どうやら
抽選くじのないハガキを嫌がるお客様が
いる、とのことで。。。

でも銀座で飲むような立場の人が、

「抽選くじがない!」

と怒るような、小さな器なんでしょうか
(ていうか「その程度の器の人」を
顧客にしたいんでしょうか)。

私の知る限り、抽選くじのないハガキで
「くじ付じゃないなら送るな」と
言われたホステスはいません。

見られて困るようなことを書くほうがおかしいのでは?

一番の問題は
「他の人に見られないように」
だそうです。

そこで私は思うのですよ。

 

見られて困るようなこと
書くからじゃないの?

 

と。

会社に送る時点で、個人宛であっても
公のものになるわけですよね。

それなりの地位の方であれば、
秘書が全部開封して
チェックする会社も多いです。

そこに
「他人に見られて困るようなこと」を
書くほうがおかしくない?

と思うわけです。

 

玲那
玲那
お客様が恥を
かくようなものなら
最初から送るなよ

 

っていう( '∇')ウフフフフ

送り主は結局お店の名前じゃんっていう謎

もうひとつの理由として「飲み屋から
郵便物が届くのは良くない」という点。

こちらも、封書に入れたって
封筒裏に送り主として店名や社名を
入れるわけじゃないですか。

 

同じことじゃない?

 

と。

封筒には社名、中には店名、
ということならまだ分かるんですが、
どちらも店名または社名だったら
なおさらナゾ(´・∀・`)?

まさか、
封筒は差出人欄白紙で出すとか??

この時代に差出人不明の郵便物は
コワすぎるし、怪しすぎるし、
マナー違反だし、いろいろもう、ねぇ、
ってなっちゃいませんか?

店名で出せば
飲み屋と分かってしまうので

「飲み屋から郵便物が
届くのは良くない」

は、もはや防げない。

  • 飲み屋だと分からない法人名が別途で存在する
  • その法人名で「どこから届いたか」をお客様がすぐに理解できる程度の知名度がある

上記に当てはまらないお店なら、
あんまり意味ないかな、と。

そもそも他の人が開封する会社なら
全然意味ないかな、と。

<番外編>色恋メインのお店はハガキを封筒に入れることが多い!!

これまた私の知る限り、
色恋擬似恋愛がウリのお店は
「封筒にハガキを入れて出す」という
方針を採ってる場合が多いですね。

あと、苗字を持たないホステスが

「下の名前だけで送るのは
おかしいから」

という理由で、封筒の差出人欄に店名、
便せんに源氏名を書く、
とするケースがあります。

苗字作ればいいじゃん、
という私の意見は

「(私の周りでは)
みんな苗字作ってないから」

という理由で却下される模様(笑)

色恋せず、
一般社会での常識に則っていれば、
郵便物でお叱りを受けることは
そうそうありません。

まとめ

というわけで、

  • 基本的にはほぼ封書で出すことが大前提
  • ホステス個人がハガキで出して良いのは、季節のご挨拶くらい
  • 年賀はがきやかもメールを封筒に入れるのはナゾ(笑)

という結論でした^^

 

「これって封書?ハガキ?」

などのお悩みがありましたら、
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