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お手紙・ハガキ・カードの使い分け方

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手紙 はがき カード 封書 封筒 便箋

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こんにちは。
ホステス専門アドバイザー秋好玲那です。

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お手紙(封書)で出すべきもの

お手紙営業をするホステスさんにとっては、ここが一番メインになります。

マナーとしては、

 

  • 目上のお客様へ送るもの
  • 正式な内容
  • 非公開のもの(必ずしも非公開になるとは限らないので注意)

 

これらに当てはまるものであれば、すべて封書のお手紙だと考えれば失敗はないです。

 

封筒&便箋で出すもの

封筒&便箋(印刷であっても)で出すものは、以下です。

 

  • 目上の方へ送るもの全般(年賀状・暑中見舞などは除く)
  • 初来店時、または初めてお名刺をいただいた際のお礼状
  • お中元・お歳暮・お祝いなどの贈物添状(送り状)
  • 病気・事故・災害などのお見舞い(印字NG)
  • 詫状(印字NG)

 

お見舞いや詫状に関しては、ホステス個人が印刷で出すのはNGです。

災いを待ってました、準備してました!ということになってしまうので、すべて手書きにしましょう。

 

REINA
印字でないと大変なほど詫状を書かなければならないようなホステスは、手書きか印刷かで悩んでいる場合ではないと思います。。。

 

封筒&一筆箋で良いもの

封筒&一筆箋で良いものは、以下のような場合。

 

  • 気心知れた親しい方への贈物添状(送り状)
  • 請求書・領収証の送付
  • お忘れ物を郵送する際の添状(送り状)

 

ホステスが一筆で済ませる場面はあまりないですね。

目安としては、文章以外のものがメインである場合に一筆添える、という場面に限られます。

本当に気心知れた親しいお客様で、略式のほうが相手も気軽で喜ばれると分かっている場合には、贈物の添状(送り状)も一筆で済ませることがあります。

でも、基本的にはやはり通常の便箋ですね。

 

封筒&カード&一筆で良いもの

封筒&カード&一筆で良いものは、以下になります。

 

  • 移籍・退店・入店の案内状
  • 独立出店・移転の案内状
  • 周年・バースデーなどのイベントDM
  • バレンタインや日ごろのちょっとしたお礼などを贈る場合の添状(送り状)
  • 結婚・出産・賀寿・栄転・誕生日・独立起業などのお祝い(カードのみ、または贈物の添状・送り状として)
  • お悔やみで送るお線香などの添状(送り状)

 

お悔やみでお線香などを送る場合は、訃報を受けた直後か四十九日あたりが多くなります。

亡くなった直後に訃報が届くことは稀なので、ホステスが行動を起こすタイミングとしては、四十九日辺りがメインになりますね。

便箋で通常どおり書いても良いですが、簡素にすることで逆に気持ちが伝わることもあります。

 

ハガキでもOKなもの

年賀はがき、かもメール、ポストカード、絵葉書などですね。

ハガキの存在理由として、

 

  • 封書のお手紙が簡略化されたもの
  • 親しい間柄で簡易にやり取りできる
  • 簡易であるほうが相手にとっても良い場合

 

というものがあるので、

基本的には封書であることが大前提、簡略しても(したほうが)良いと思われるケース

これを目安に使い分けます。

 

季節の挨拶

季節の挨拶をハガキで送るのは、以下の場合です。

 

  • 年賀状
  • 寒中見舞
  • 暑中見舞
  • 残暑見舞

 

年賀状は全員に出しますが、寒中見舞いは「年賀状が間に合わなかった場合」「喪中で年賀状を出せなかった場合」などに出します。

もっとも間違いやすいのは、暑中見舞と残暑見舞。

そもそも暑中見舞はお中元を簡素化したものなので、お中元を出した相手に暑中見舞ハガキは出しません

お中元がズレ込んで残暑見舞いとして出す場合も、残暑見舞いの贈物を送った相手に残暑見舞ハガキは出しません。

同社に複数の顧客を持ち、ある人にはお中元を出すけれどある人には暑中見舞、となる場合、送るタイミングを考慮することが重要になりますね。

 

招待状・案内状・通知

ハガキとして招待状・案内状・通知を出す、ということは、ホステスはほとんどありません。

あるとしたら、すでに印刷されたものに「一筆書いて自客に出して」とお店から言われるときくらいかと。

ここはオーナーママなどの経営者がメインになります。

 

  • 長期休暇の通知
  • 長期休業の通知
  • リニューアルオープンや新店舗出店の案内状
  • 移転の通知
  • 閉店の通知

 

上記で分かるように、公のお知らせがメインですね。

クラブはこれらも封筒に入れて出すのがベターですし、都心部ではやはり封書で出しますね。

スナックの場合はハガキでも良い場合が多く、全国区で見てもハガキで案内するケースがほとんどです。

 

<番外編>お客様の許諾がある場合には

長年ホステスをやっていると、自宅へ郵送するよう希望されるお客様がいらっしゃいます。

または、会社ではあるけれど全員知っていてとてもフレンドリーな関係であったり、個人経営の会社で特に差支えがないお客様など。

こうしたお客様の中には、どんな内容でも構わないよ~という方もおられます。

そういうときは、旅先から絵はがきをフランクに送ることもありました。

お客様との関係性によってOKかNGかが分かれてしまうので安易にはできませんが、許諾があれば喜ばれます。

 

年賀状や暑中見舞(かもメール)を封筒に入れる謎

セッションでは、こんなお悩みを相談されることがあります。

 

ホステス
年賀状や暑中見舞のハガキは封筒に入れて送るべきですか?

 

以前働いていたお店がそういう決まりだったとか、ネットでどこぞの銀座ホステスが「封筒に入れるべき」と書いてあったということらしいですが、私には謎でしかない慣習です。

 

銀座では年賀はがきを封筒に入れるお店もある

そう、銀座では年賀はがきやかもメールはがきを封筒に入れて出すお店が実在します。

そうする理由は、

 

  • 飲み屋から手紙が届いたと分からないように(お客様の顔を潰すため)
  • 内容を他の人に読まれないように(私信だから)

 

ということらしいのですが。

100歩譲って封書で出すのはいいとして、なぜ「年賀はがき」や「かもメールはがき」を「封筒に入れて」出すのか???

普通のポストカードでいいじゃないか、なぜわざわざ二重の切手代をかける必要があるのか???

と私は思うのですが、どうやら抽選くじのないハガキを嫌がるお客様がいる、とのことで。。。

でも銀座で飲むような立場の人が、抽選くじがない!と怒るような小さな器なんでしょうか(ていうか「その程度の器の人」を顧客にしたいんでしょうか)。

 

REINA
私の知る限り、抽選くじのないハガキで「くじ付じゃないなら送るな」と言われたホステスはいません。

 

見られて困るようなことを書くほうがおかしいのでは?

一番の問題は「他の人に見られないように」だそうです。

そこで私は思うのですよ。

 

見られて困るようなこと書くからじゃないの? と。

 

会社に送る時点でホステス個人から出そうと公のものになるわけだし、それなりの地位の方であれば秘書が全部開封してチェックしたりするわけですよね。

そこに「他人に見られて困るようなこと」を書くほうがおかしくない?

と思うわけです。

お客様が恥をかくようなものなら最初から送るなよ、っていう( '∇')ウフフフフ

 

送り主は結局お店の名前じゃんっていう謎

もうひとつの理由として「飲み屋から郵便物が届くのは良くない」という点。

こちらも、封書に入れたって封筒裏に送り主として店名や社名を入れるわけじゃないですか。

 

同じことじゃない? と。

 

封筒には社名、中には店名、ということならまだ分かるんですが、どちらも店名または社名だったらなおさらナゾ(´・∀・`)?

まさか、封筒は差出人欄白紙で出すとか??

この時代に差出人不明の郵便物コワすぎるし怪しすぎるしマナー違反だし、いろいろもう、ねぇ、ってなっちゃいませんか?

単純に個人名を隠すということなら、店名で出せば飲み屋と分かってしまうので「飲み屋から郵便物が届くのは良くない」はもはや防げない。

 

  • 飲み屋だと分からない法人名が別途で存在する
  • その法人名で「どこから届いたか」をお客様がすぐに理解できる程度の知名度がある

 

上記に当てはまらないお店なら、あんまり意味ないかな、と(そもそも他の人が開封する会社なら全然意味ないかな、と)。

 

REINA
これまた私の知る限り、色恋擬似恋愛がウリのお店は「封筒にハガキを入れて出す」という方針を採ってる場合が多いですね。

あと、苗字を持たないホステスが「下の名前だけで送るのはおかしいから」という理由で、封筒の差出人欄に店名・中に源氏名とするケースがあります。

苗字作ればいいじゃん、という私の意見は「(私の周りでは)みんな苗字作ってないから」という理由で却下される模様(笑)

色恋せず、一般社会での常識に則っていれば、郵便物でお叱りを受けることはそうそうありません。

 

というわけで、

  • 基本的にはほぼ封書で出すことが大前提。
  • ホステス個人がハガキで出して良いのは、季節のご挨拶くらい。
  • 年賀はがきやかもメールを封筒に入れるのはナゾ(笑)

という結論でした^^

添削が必要な方はセッションをご利用ください♪

 

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ホステス専門アドバイザー秋好玲那(管理人)

ホステス専門アドバイザー秋好玲那(管理人)

ホステス歴15年、年商1億の元No.1ホステス。ママ、オーナーママを経て、ホステスではない人生を経験すべく30代で引退。コンサル歴9年目に突入しました。プライベートではMダックス5匹と暮らす犬アレルギーの愛犬家。鼻炎薬欠かせません。2ヶ月足らずで9,000km以上走り愛車をぶっ壊す勢いの運転好き。音楽一家に育った元バンドマン(ボーカル)で最近はどっぷりドラムにハマッています♪

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