【お詫びメール例文あり】疎遠になったお客様への連絡

こんにちは。ホステス専門アドバイザー秋好玲那です。→目次はこちら＾＾

疎遠になってしまったお客様に連絡を取りたいんですが、もう年単位で連絡をしてないので、どう連絡すれば良いか分かりません。

ご質問ありがとうございます。

疎遠になったお客様に連絡する理由

疎遠になっているお客様にお手紙やメールを出すのは、なぜですか？

おそらく理由は、たったひとつ。再来店（再利用）していただきたいからですよね。

何か伝えなければならないことがある、など他の用件で連絡を取りたがるホステスさんのほうが圧倒的に少ないでしょう。

ホステスから連絡＝勧誘だと分かっている

そんなことは、お客様も分かってます。というか、ホステスから連絡があった時点で、内容がどうあれお客様は「営業」「勧誘」と感じます。

連絡に悩むホステスさんも、来店以外に目的がないから悩んでいるはずです。

しばらく疎遠にしておいて、いきなり「お店来てください」とは言いづらいですよね。

この「来店以外に用事がない」という点がクセモノ。

伝えたいこと＝来店して！がそもそもNG

疎遠のお客様に限らず、売れないホステスさんのほとんどは、

あなたがお客様の立場なら、こういう人からの連絡を喜ぶでしょうか。ここに終始すると、当然書くことがなくなりますよね。

「用件＝来店」「目的は来店」から視点を変えられるかどうかが分岐点で、視点を「来店させること」からずらすことが重要です。

「伝わってほしい、受け取ってほしい気持ち」は何かを文章軸にすることで、書けることの幅が広がります。

使いがちだけど使うと損をする定型文

書くことがない･･･と頭が凝り固まった時点で、多くのホステスさんが定型文を多用します。

無難なものにしたいのか、来店以外に用がない後ろめたさを隠したいのか分からないですが、とにかく定型文のオンパレード。

定型文を使うなというわけではなく、使い方そのものがテンプレート化している感じでよろしくないですね。

ありがちワード：お久しぶりです。

「お久しぶりです。お元気ですか？」

疎遠のお客様に送るメール、となると、大抵これで始まりますね。出だしはおおよそこんな感じ↓

多分、ここでもう詰まることになります。このあと何書けばいいんだろう･･･ぐーるぐる、みたいな。

ありがちワード：ご無沙汰しております。

「ご無沙汰しております」もありがちワードで多用されがちですね。

みたいな感じで使われますが、これまたここから詰まりますね。

絶対NGワード：いつもお世話になっております

「いつもお世話になっております」

疎遠になっている相手にこれを使う神経、ちょっと理解不能です。でも多いんですよ、実際には。

いつも世話になってるのか久しぶりなのか、どっちかにしてほしい。

読んで字の如く日常的に交流のある相手であることが大前提の定型文ですよね。疎遠の方にこれを使うホステスさんの言い分としては、

 

 

がダントツに多いですが、定型文でも使い方間違えれば失礼です。

冷静に「今回の目的」を捉える重要性

上記のような定型文を使うホステスさん達は、

などの理由で疎遠になっている場合がほとんどで、相手に問題がある前提なんですよね（無意識であっても）。

だからどうしても定型文に頼りがちになったり、文章に詰まったりします。

スタンスは「疎遠になったのは私のせい」

逆の立場で考えてみてください。仮に、あなたに大なり小なり非があったとしても『私は悪くない』と思いたい気持ち、ありませんか？

大半の人間はそういうもの、じゃないでしょうか。

だとしたら、疎遠になったのは私のせい、というスタンスで連絡したほうが、また縁がつながるきっかけになりやすいですよね。

感情論で物事を考えたら目的を果たせない

ここで、

 

なんて考えちゃうホステスさんは、感情論なんですよ。どっちが悪いかを決める場ではないはずですよね。

目的は『疎遠になった人と連絡を取ること』。

それを達成するための手段として、引いたほうが達成率は上がるわけです。どういう作戦でいくか？の話であって、善悪や正誤をジャッジする話ではない。

単純に、スキルや手腕、作戦のひとつに過ぎません。

【例文】疎遠になったお客様への文章はこう作る

ここでは、メールとお手紙を土台にして作成しています。

疎遠になっているお客様にも連絡しやすい節目ということで、年賀状（印刷＆一筆）で作成してみました。暑中見舞いや、移籍のDMに応用しても使えます。

疎遠になっているお客様への年賀状例文

年賀状の場合、はがきを出したら仕事始め辺りに再度ご連絡することが必須になります。なので、文章そのものは簡素です。

日付までが印刷、文末の２行が手書き部分です。

※スマホ閲覧の方はクリックすると大きな画像で見れます↓

印刷部分もオリジナル文章なので、よかったら来年にでも使ってください。

クレームを最後に疎遠になったお客様へのメール例文

クレームで終わってしまった、という事態を想定して「とっても大げさ」に作ってみました。

とことん嫌われてしまった場合は通用しませんが、時間が解決してくれるような出来事であれば、お返事をくださる可能性は高いです。

文章そのものは違うけれど、似たスタンスで文章を作成したホステスさんは、メールを送った数日後にお客様がご来店くださった事例もあります。

年賀はがきもメールも、どちらも「会いたい」とか「お店に来て」とか「また話したい」という言葉は使っていませんよね。

「成長を見てほしい」という言葉でそれらを表現しているわけですが、直球で言われるよりずっと営業感はなくなります。

見ての通り、記載の文章にある言葉は、全部あなたも知っている言葉しか使っていませんよね。

小難しい言葉を駆使しているわけでもなく、ただただ思っていることを丁寧に文章にしただけです。

自分の中にそういう気持ちがないと出てこないので、スキルというよりは心のあり方が大きく関わる部分だと思います。

だから『ゴールを来店にしてはいけない』と言っているわけですね。

何を伝えたいのか（お店に来て！以外で）。

これを重視して、まずは素直に自分の言葉を文字に起こせるようになりましょう。