お手紙で営業するならここに注意！

こんにちは。ホステス専門コンサルタントの秋好玲那です。→目次はこちら＾＾

クラブホステスは、お客様にお手紙を書くことが多いですね。そこで今回は、

について解説します。

お手紙に書くべき後付

後付とは、手紙を書いた日や差出人、受取人の情報を書く部分ですね。順番としては、

になります。

後付に書く日付

お礼状や季節の贈り物、誕生日プレゼントなどに同封する添え状では、具体的な日付を書かずに「吉日」と記すのが基本です。

たとえば、縦書きの場合だと以下のように書きます。

お見舞いや詫び状、請求書への添え状などには、以下のように書きます。

日付を具体的に書くかどうかは、お手紙の内容によります。

後付は、いつ、誰が、誰に書いたものかを証明するものなので、請求書発行や詫び状などでは、日付を具体的に書いたほうが有効ですね。

後付に書く署名

署名には、最低でも以下の情報を書きます。

携帯番号でなくても、LINEのIDやメールアドレスでも構いません。とにかく、自分の連絡先を必ず記すようにしましょう。

しっかり書いておけば、名刺を渡せなかったケースでも、お客様に連絡先を伝えられます。

実際、連絡先を書いておくことで「お手紙ありがとう」と連絡がきたことは数えきれないほどあります。

その場合は確実にお客様の携帯から連絡が入るので、お名刺に記載のない連絡先をゲットすることができます。

私の経験上、書くなら携帯番号がやはり一番スムーズです。

LINEIDやメールアドレスは、打ち込むのがめんどくさい上に、書く側も打ち込む側も間違いやすいです。

後付に書く宛先（お客様のお名前）

当たり前ですが、お客様のお名前はフルネームで記載してください。

田中一朗というお客様であれば「田中一朗様」と必ず全部書くようにしましょう。同姓同名の社員などがいると、ややこしくなります。

間違っても、お客様のお名前を未記載のまま投函したりしないでください。特に贈り物の添え状、請求書の添え状などは、要注意です！

総務や経理、秘書が封筒を開け、封筒は破棄し、中身だけを本人に渡すことがあります。

お中元など贈り物が多い時期は、お手紙と贈り物がごった返すので、誰に宛てた手紙か分からなくなった･･･なども実例としてあります。

また、文頭にお客様のお名前を書くホステスもいますが、マナー違反です。必ずお手紙の最後に書きましょう。

お手紙の署名は省略NG！

自分の名前は、必ずフルネームで書きましょう。なぜなら、お客様はフルネームで書くのに対し、お礼を言う側が略すのは失礼だからです。必ず「苗字＋名前」を書いてください。

クラブホステスとして働いていて『苗字がない』というケースはかなり稀だと思います。

数多くのクラブホステスと接してきましたが、苗字を持っていない人は、私の水商売人生トータルで考えても、片手ほどしかいません。

が、もしあなたがお店の源氏名として苗字を作っていない場合は、必ず作りましょう。

その場合、いかにも水商売チックな苗字ではなく、できるだけ普通の苗字を選ぶようにしてください。

お手紙を書いたらすぐに投函！

具体的な日付を書いたら、どんなに遅くても翌日には投函してください。

もしも投函が遅れそうであれば、実際に投函できる日を予測して、その前日の日付を書くのがいいと思います。

具体的な日付ではなく「吉日」と書く場合も、どんなに遅くても来店から1週間以内には投函しましょう。

鉄は熱いうちに打て！です。じゃないと、感動も薄れてただの営業に見えてしまいます。努力が水の泡です。

バースデーや周年などでお礼状を出す場合のみ、開催日から1ヶ月以内でOKです。

数が少ないうちは1週間以内に出せますが、売れるとほぼ不可能になるので、イベント時だけは余裕のあるスケジューリングで動きましょう。

まとめ

言わずもがなですが、お手紙を出す以上、携帯は常に意識しておきましょう。いつ、どのタイミングでお客様が連絡をくださるか、分かりません。

「お店以外は一切オフ」というのが信念です！という人もいますが、私はどうかなあ、と思います。

それで売上が出ているのなら全然構いませんが、正直、むずかしいと思います。

本文に何を書くか？ばかり気にして、他のことが疎かになるホステスさんが多いです。最後まで気を抜かず、せっかく出すなら効果的に取り組みましょう！

 

ホステスの心得