【例文あり】お客様の心を掴む新年のご挨拶メール
こんにちは。ホステス専門アドバイザー秋好玲那です。→目次はこちら＾＾
この記事では、会社宛に送るメールについて解説します。
基本構成は、新年の挨拶にかかわらず使えるテンプレート的な構成と思っていただければＯＫです。もちろん内容に応じて前後することもありますが、ここでは基本に忠実な形で進めたいと思います。
会社に送る新年のご挨拶の基本
まずは基本的構成から頭に入れておきましょう。
メールの基本構成
今まで「何となく」でやってきたホステスさんは、以下の基本構成で書けるようトレーニングしましょう。
件名
- メールの概要
- 名前
名前は省いてもいいですが、件名は必ず入れましょう。メールの内容が一目で分かるようなタイトルにするのがベストです。
本文
- 受取人の名前（フルネーム＋様）
- 冒頭の挨拶
- 季節の挨拶または安否のお伺い
- 本文
- 文末の挨拶
- 締めくくり
- 署名（最低でも店名＋名前＋連絡先）
これが基本。受取人の名前が最初にあること以外は、お礼状や添状とほとんど変わりません。表現や言葉遣いがフランクになるという感じですね。
メールの文字数目安と仕上げのコツ
メールの文字数目安は、署名を除いて200～300文字の間で作ります。でもこれは、あくまでも目安。
内容が良ければ500文字でも長く感じないし、逆に内容が悪いと200文字前後でもなかなかのストレスになります。なので、やはり内容が重要です。仕上げのコツは、
- 基本構成に従って思い通りに書く
- オーバーした分の文字数を減らす（必要であれば表現を変えたりなど編集する）
- 本文部分の前後を入れ替えて一番スムーズに読める流れを探す
これを意識するだけで少しは変わると思います。
ホステスが新年の挨拶で気を付けるべきこと
新年の仕事始め、というのは、たくさんメールが届くタイミングです。取引先はもちろん、あなた以外にも全国のホステスが新年のご挨拶メールを送ります。
売れないホステスさんは常に「お客様＆自分」しか見えていませんが、あなた以外にも何十通～何百通と届く時期です。「何となく」とか「他に浮かばなかったんで～」とかいうレベルでは埋もれてしまいます。
まずは最低限のポイントを押さえておきましょう。
ビジネスマナーを踏まえたご挨拶を心がける
「会社に送るメール」は「私用で個人宛に送るメール」とは大きく異なります。たとえば『reina-akiyoshi@liberal.company』という、本人の名前が入ったアドレスであっても、それは会社の所有しているアドレスです。
確実に大丈夫だと確信を持てるお客様以外は、ビジネスマナーを守りましょう。「私だって大人の常識持ってるのよ！」という多面性を見せるつもりで、親しみを持ちながらもマナーに則って送りましょう。
社内の誰かが挨拶メールを見る可能性を心得る
社内のメールは、誰が見てもおかしくありません。特にセキュリティの厳しい昨今、監視システムがしっかりしています。私のお客様にも、監視部署が専属で設置されていて全メールをチェックされるという方がいます。
また取締役クラスには秘書がおり、メールはすべて秘書が読んで口頭で伝えるという会社も多くあります。実際、普段レスポンスがなく油断していたら節目の返信が秘書から送られてきたということも少なくありません。
このように、あなたが送ったメールは誰に見られるか分からないのが会社です。これを絶対に忘れないようにしましょう。
メール件名を空で送らない＆件名で内容が分かるように
あたりまえの話ですが、お客様のメールボックスには仕事のメールがたくさん届きます。パッと見て優先順位を決めるので、一瞬で判断ができないメールは忙しいお客様にとってストレスです。
また、携帯のメールアドレスから送信されたメールは、誰から届いたのか分からないことが多くあります。お客様の手間を省くためにも、せめて件名（内容の概要）を件名に必ず入れるようにしておくと、とても親切です。
そうすると読まれないのでは･･･と言う人がいますが、『誰からだろう？』とか『何の用件だろう？』と思って開いたら営業だった･･･みたいになると余計に拒絶反応が増します。
それに、そんなことしないと読まれないような関係性なら、一度開いたら次はスルーして迷惑ボックス行きになるだけ。というか、そもそもビジネスマナーとして件名空欄で送るのは失礼です。
新年のご挨拶メール例文（順不同）
新年に使える季節のご挨拶は以下を見ていただくとして。
ここでは『全文例文』を掲載します。表示されているのはメールの件名部分、クリックするとスライドボックスが開いて全文を読めます。
自分のキャラクターやお客様との関係性によって書き換えると、オリジナティがアップします。例文は実際に現役ホステスさんが出したものなので、アレンジして使ってくださいね。
件名にある名前はフルネームでなくてもＯＫです。接待の多いクラブなどのホステスさんは、苗字（秋好）だけのほうが効果的だったりもします。フランクなお店や指名制などであれば、名前（玲那）だけ書くときもあります。
ひとまず一旦ここで記事アップ。また文例がまとまったら追記してお知らせします！以下は私がみなさんへ書いたものですが、よかったら参考にしてくださいね。
ホステスの心得
