ホステスの営業メール内容が恐ろしくクソになる原因と文章作成の基本を解説します

こんにちは。ホステス専門コンサルタントの秋好玲那です。→目次はこちら＾＾

LINEがメインの昨今ですが、メールでお客様に営業するケースもあります。たとえば、

など、さまざまな理由で、メール営業になるお客様がいるのです。

LINEにしろ、SMSにしろ、メールにしろ、内容が悪ければ、お客様から返信をもらうどころか、開いてももらえません。

下手をすると、迷惑メールとして通報されたり、会社のセキュリティフィルタに引っかかって『そもそも届かない状態』になったりします。

また、内容が悪いと、お客様は「無駄な時間を取られた」と感じてしまい、あなたから届くメールに嫌悪感や不快感を抱くようになります。

せっかくがんばっているのに、通報されたり、届かなかったり、不快に思われたりしたら、悲しいですよね。そこで、

をお話ししておきますね。

メール文作成で押さえるべき７つのポイント

全体的なポイントはどうしても抽象的になるのですが、少なくとも、

上記を意識して作成しましょう。文章が仕上がったあと、自分でチェックするときにも、この視点でチェックします。

件名を必ず入れる

LINEやSMSの場合は不要ですが、メールの場合は必ず件名を入れるようにしましょう。件名を入れないと、『無題』という表記になってしまいます。

なぜ『無題』が悪いかというと、読まれない、または後回しにされる可能性が高いからです。

忙しく、大量のメールを見る人にとって、メール一覧は『優先順位を決める場所』です。

私もそうですが、件名を見て、重要度の高いものから開いていきます。重要度が低い場合、多忙な日は、メールを開くこともなく後回しにすることもあります。

読んでほしいなら、必ず件名は入れてください。

自分の話は1～2行に収める

日記のような『私の話』ばかり送っているホステスさんが多いですが、残念ながら、お客様はそこまであなたに興味はありません。

あなたの発信内容が、めちゃくちゃおもしろかったり、お客様にとって非常に有益な情報だったりするなら、話は別です。

それ以外の『私の話』に返信してくれる人は、

などです。もちろん、自分を売り込むことも大切なので、あなた自身の話を盛り込むことは重要です。それでも、1～2行に収めてください。

「オレに関係ある話」をする

では、何を書けばいいのかというと、『オレに関係ある話』を書くのです。

人は、『自分に関係ない話』には、一切興味がありません。あなただって、お店に来ない人から毎日日記のようなLINEが届いたら、興味ないはずです。私が、

 

 

とかを毎日Twitterや公式LINE、サイトで書いたところで、確実に興味ないですよね。だって、あなたには何の関係もないのだから。でも、同じ映画の話でも、

 

 

とかだったら、『あなたに関係のある話』になるので、次も読みたくなるはずです。

このように、『私の話』をいかに『オレに関係ある話』に変換するかが、腕の見せどころ。ぜひとも、『オレに関係ある話』をしてください。

「来て」「同伴して」的な文面は入れない

「ここぞ！」というとき以外は、あまり「来て」や「同伴して」と言わないほうがいいです。

来店や同伴は、タイミングがすべて。

そのタイミングを逃さないように、『営業効果を爆上げする「111361」の法則』を参考に、スケジュールを把握しましょう。

そのためにも、まずはラリーすることを目的としてください。

ラリーができれば、週1以上のマメ営なんかしなくても、必然的に連絡を取っている状態になります。

「来て」「同伴して」は、ラリーの中で自然と盛り込んでいくようにしましょう。

返信不要のスタンスで作成する

前の項目で「ラリーする前提」と言っておいてナンですが、基本的にメールは『返信不要』を前提に作成します。

たしかに、最後に質問を入れれば、返信率は上がります。ただ、忘れないでいただきたいことがひとつ。

『返信をもらえない＝不安』『返信をもらえた＝安心』という精神状態をつくってはいけません。

私たちにとって重要なことは、返事をもらうことではなく、来店していただくこと、ですよね？

極端な話、返事が一度も来なくても、来店してくれればいいわけです。だから、返事をもらうことに執着しないでください。

心配しなくても、返信不要のスタンスで文章を作っても、お返事をくださる方はくださいます。

お伺いの返信率の平均は、送った数の30％程度です。100人に送ったら、30人から返事が来れば、十分。そんなものです。

ただし、『返信不要スタンス』だからといって、文章を締めくくってはいけません。たとえば、

もう7月ですね！

これからが夏本番ですが、今週もがんばりましょう！

これは、返信が来ません。LINEだったらスタンプ程度は送られてくるかもしれませんが、SMSやメールではスルーされます。それよりも、

早いもので、もう7月ですね。

久しぶりに空を見上げたら、真っ青でとてもきれいでした。仕事に追われて、少し余裕がなくなっていたかな･･･と、心洗われる思いです。

〇〇さんも、毎日お忙しいと思います。わずかでも、気分転換の時間をつくってくださいね。

みたいな終わり方のほうが、返信率が上がります。

文字数は最大400字以内

メールだと長々と書けてしまうせいか、長文を送りつけるホステスさんがいます。仕事中に迷惑なので、やめましょう。

どんなに長くても、メールの本文は、400文字以内に収めるようにしてください。LINEやSMSの場合は、300文字以内に収めましょう。

たまに、LINEで700文字以上の文章が送られてくることがありますが、正直、げんなりします。

『すべて見る』をタップしないと全文が読めないほどの長さは、ゾッとしますし、読む気になりません。

メールも、LINEやSMSも、長文を書ける仕組みがあることと、相手が受け取りやすい長さは、別問題です。

お客様の性格や、どんな状況でメッセージを開くのかを想像しながら、適度な文章量に収めてください。

会社に不適切なものは使わない

メールの場合、会社宛に送ることがほとんどです。その際に、

などを使わないようにしましょう。理由としては、

からです。特に、政治家や社長・会長、大手の役員クラスなどで秘書がいる場合、秘書が代理でメールを見ていることがあります。

実際、私も現役時代に何度も秘書の方からお返事をいただいたし、コンサル生さんでも「専任秘書から返事が来た」というホステスさんは大勢います。

秘書の方が見たときに、絵文字いっぱいキラキラメールなどだと、お客様の顔がつぶれてしまいますので、やめましょう。

また、LINEで専用のデコ絵文字を使っているホステスさんが多くなってきましたよね。

個性が出ていて良い面もあるのですが、目が悪いお客様には、込み入った絵文字は見えません。

私も視力が悪いのですが、コンサル生さんたちから届くLINEのデコ絵文字は、ほとんど見えません。

そういう点も踏まえて、絵文字や装飾を使うときは気を付けてください。

署名を入れる

LINEやSMSには必要ありませんが、メールには必ず最後に署名を入れましょう。署名のないメールは、ビジネスマナーとしてNGです。たとえば、

クラブ〇〇　秋好玲那
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【お知らせ】
8月13日～18日まで、お盆休みをいただきます。19日（金）からは、通常営業です。
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というように、店名と自分の名前を書きます。本文では書けなかったお知らせも書けるので、ぜひ活用してください。

あなたのメールがクソになる原因

私がいつも言う『クソメール』とは、チョイスしたテーマや内容ではないんです。テーマや内容自体は悪くないのに、

といった『文章の書き方』や『表現の仕方』がクソになっている！･･･という状態なのです。また、クソメールになってしまうホステスさんは、百発百中、

ばかり気にしています。それでは、ダメなんです。何かを発信するときは、『だれに何を伝えたいのか』が重要なんです。

だから、私はコンサル生さんの添削で、何度でも、何十回でも、何百回でも、

 

 

と尋ねます。答えに詰まる人、そこで心折れる人、いろいろです。でも、それくらい『だれに何を伝えたいのか』は重要なのです。

だから、あなたも今日から『何を書くか』や『どう思われるか』ではなく、『だれに何を伝えたいのか』を意識して文章をつくってください。

文章のつくり込みに全力投球

本来なら、個々のお客様に、それぞれ合った文章を送れたらベストです。

でも、そんなことをしていたらいつまでも営業が終わらないし、数が増えると連絡すること自体が不可能になってしまいます。

つまり、お伺い含め営業活動は『ひとりひとりに手間隙かけることがおもてなし』ではないのです。

それは、お店の中でも言えることで、『ひとりひとり、来店からお帰りまでお席に着いて接客』がおもてなしではありません。

『個々に適した営業や接客』を選ぶなら、太客を3～4人つかまえて、単価と来店率を上げるしか選択肢がなくなります。

それ以前に、効率が悪すぎて、営業活動がイヤになってしまうので、続きません。なので、省ける手間はどんどん省いていいんです。その代わり、

 

１通入魂！！！！

 

の勢いで、本気で文章をつくってください。つくり込みでは、以下を重視します。

最初は、この3つを偏頭痛がするくらい意識して、文章をつくり込むことに慣れましょう。

実際に出さなくてもいいので、どんどん作る。

その中で「これはよく書けた！」と思えるものを送って、反応を分析して、また次に活かす。これを続けると、文章スキルが上がります。

サイトでも、たまにお伺い例文を載せているので、参考にしてみてくださいね。