ホステスの名刺管理術~おすすめ3選~

ホステスの名刺管理術~おすすめ3選~
ホステスの営業

こんにちは。ホステス専門アドバイザー秋好玲那です。→目次はこちら^^

ホステスは、お客様から名刺をいただく機会が多いですよね。その名刺、どのように管理していますか?

私は、名刺をファイリングしていました。五十音順に並べられた分厚い名刺ファイルが、何冊もありました。

これはこれで、とても意味のあることなのですが、さすがにファイルを持ち歩くことはできません。

かつ、何かあったときにパッと必要な情報を出すには、ファイリングされた名刺では手間がかかり非効率です。

そこで、コンサルでもお伝えしている、名刺管理の方法をお伝えします。使えるツールはどんどん使って、営業に活かしていきましょう。

あ、名刺整理をする前作業として、『ホステスが名刺をもらったら最低限やっておくべき3つのこと』もお忘れなく!

名刺管理アプリ

スマホが普及したいま、専用アプリで顧客管理をしているホステスさんもいると思います。

アプリのメリットは、とにかくお手軽&どこにいてもサッと使えること。ただ、私個人としては、あまりアプリはすすめていません。なぜなら、

  • データが消えた場合、自分で復元することは不可能
  • パソコンと同期して作業できない
  • スマホを落としたら終わり

といったことが、コンサルでも実際に起きたからです。でも、使いようによっては、とても便利な面もあるので、メリットだけを活用するのもアリですね。

私のおすすめアプリ1つと、水商売向けアプリの2つ、計3つをピックアップしてみました。

  • Contacts+
  • Melty
  • 顧客管理帳 ホステスやキャバ嬢にオススメのアプリ

実際に使ったことがあるコンサル生さんの感想も入れてあるので、ぜひ参考にしてくださいね。

▼ 【おすすめ!】Contacts+

Contacts+は、クラウドベースのアドレス帳アプリです。Google、icloud、Microsoftなどのアカウントを利用できます。

クラウドベースなので、パソコンやiPadなどからも情報を見ることができます。スマホを紛失しても、他のツールでアクセスできるのは安心です。

カメラで名刺をスキャンするだけで、連絡先を追加してくれるので、入力の手間もありません。タグで絞り込むこともできるので、効率化もできますよ。

私はiPhone・iPadでこのアプリを愛用していて、Googleに紐づけています。特にデメリットは感じません。

新しい名刺をもらっても、スキャンすれば古い情報と統合してくれるし、新しい情報をパッと使えるように登録してくれるので、とてもラクチンです。

難点は、英語表記という点でしょうか。各プランで値段が違い、一番安いのは年払いの¥11,400です。iPhone・android、どちらでも使えます。

▼ 【水商売向け】Melty

Meltyは、キャバ嬢向けアプリとしてメキメキと名を高めていますね。ご存じの方も多いと思います。

実際にMeltyを使ったことがあるコンサル生さんの感想によると・・・

「正直、Googleでいいと思う」
「月々課金して使うほどでもない」

という、厳しいご意見でした(汗)

口コミを見ても、「データが消えた」という声が多くあり、その声に対する返信がさらに複雑な心境を誘います。でも、

  • 売上・成績のグラフ表示
  • 法律事務所への無料お悩み相談
  • LINEの一斉送信

このあたりは、とてもいい機能だと思います。担当制のホステスさんには不便な面もありますが、指名制なら役立つでしょう。

最初の2週間無料、その後は月額¥980かかります。android版はありません。

▼ 顧客管理帳 ホステスやキャバ嬢にオススメのアプリ

こちらの最大のメリットは、オール無料で登録件数無制限なところ。スケジュール管理や売上管理もできます。

ただ、使ったことのあるコンサル生さんいわく、

「カレンダーが開かない」
「メモが反映されない」
「顧客データが消えた」

だそうで、ちょっとこわいですね。2017年からバージョンアップされていないようなので、不具合があっても対応してもらえる可能性は低いでしょう。

私が一番引っかかるのは、制作者がデータ取り扱いに関する詳細を開示していないことです。

いくらタダとはいえ、顧客情報を預けるには、ちょっと抵抗があります。でもタダなので、割り切れるかもしれません(私は割り切れませんが笑)。

ちなみに、こちらもandroid版はありません。

クラウド

私がもっとも推進しているのは、クラウド管理です。

どの端末からもアクセスでて、検索機能にも優れていて、あらゆる情報を一発で一気に取り出せるので、とても重宝します。

また、誰かと情報を共有したい場合も、URLひとつで共有できるので、とてもラクです。それぞれ一長一短ですが、

  • Evernote
  • Googleドライブ/icloud
  • Googleフォト/写真

は、実際に私やコンサル生さんたちが使い倒しているクラウドです。

▼ Evernote

Evernoteの最大のメリットは、画像の中の文字を検索してくれることです。これは、Evernoteに特化した機能ですね。

カメラで名刺を撮影して、Evernoteに放り込んでおくだけで、名刺に書いてある情報を読み込んでくれます。これ、何気にものすごく便利です!!

Evernoteプレミアム機能を使うと、自動的に名刺情報を判別して、即座にデータ化してくれます。

判別がうまくいかず、手入力することになることもありますが、それでも便利な機能です。

Evernoteで営業日誌を書いて、日誌上に名刺画像を入れている人もいます。

「バースデー」「イベント」「同伴」など、必要なタグをつくると、一発で関連情報が出せたりもするので、便利です。

ただし、稀に、ごく稀にですが、データが消えることがあります(涙)あと、パソコンに直接同期させると、かなりメモリを食います(涙)

▼ Googleドライブ

Googleドライブも、名刺の写真を撮って保存することができます。

Evernoteのように、画像の文字を取り込んでくれることはありませんが、保存時にお客様の名前を入れておけば、検索時に一覧に出てきます。

Evernoteとの違いは、自分が削除しない限り、データが消えないこと。

私は10年ほどGoogleドライブを使っていますが、データが消えたことは一度もありません。

コンサル生さんたちも、全員Googleドライブを利用しています。営業日誌、売上管理、顧客リストなども、全部Googleドライブです。

icloudは5GBまで無料、Googleドライブは15GBまで無料、という違いもあります。そういった意味でも、Googleドライブはおすすめです。

▼ Googleフォト/写真

Googleフォトやicloudの写真は、画像に特化したクラウドです。こちらも、画像を登録する際にお客様の名前を入れておけば、ちゃんと検索できます。

メリットは、設定さえちゃんとしておけば、画像を撮った時点で自動的に同期されること。

日付順に並ぶので、いつ、だれから名刺をもらったか、視覚的にわかります。

私はiPhoneですが、icloudの写真アプリを使わず、Googleフォトに同期させています。その他のデータもGoogleなので、単に統一しているだけです。

コンサル生さんでiPhone利用の方は、パソコンでもスマホでもicloudの写真を利用している人が多いですね。

GoogleフォトはGoogleドライブの容量を使用、icloudの写真はicloudの容量を使用して保存されます。

データ

名刺そのものを保存、という話からは少しズレますが、データ化しておくことはとても重要です。

特に、お中元やお歳暮、年賀状や暑中見舞いなど、季節のご挨拶を送るホステスさんは、必須ですね。

宛名印刷に出す際も、必ず「ExcelかCSVデータをください」と言われるので、

  • Excel
  • スプレッドシート/Numbers

のどれかに、名刺をもらうたびに入力するようにしましょう。

▼ Excel

MicrosoftOfficeのExcelが手元にある場合は、Excelで管理してもいいと思います。

Excelで管理しておくと、そのまま印刷会社へ添付して送ればいいので、ラクですね。

ただし、データが重くなってくると、データが開かなくなったり、破損したり・・・といったことが起きます(汗)

一旦破損すると、Excelはほぼ復元できないので、バックアップをこまめに取るなど、注意して使いましょう。

手元にExcelがない場合、わざわざ買う必要はないので、次の「スプレッドシート/Numbers」を参考にしてください。

▼ スプレッドシート/Numbers

スプレッドシートは、ExcelのGoogle版です。Excelと同様に使え、デメリットなどないのでは?と思うくらい、優れモノ。復元もカンタンにできます。

Numbersは、Excelのicloud版です。こちらも、Excelと同様に使えて、復元もカンタンです。

どちらもデータ破損することもなく、だれとでもURLひとつで共有でき、どのツールからでも閲覧できます。

Excelとの互換性もあるので、アップロードやインポートもクリックひとつでできますよ。

リスト化すれば郵送物手配も楽々

名刺の情報をリスト化すれば、暑中見舞い、年賀状、イベント案内状など、業者にデータを渡すだけで宛名印刷ができます。

お中元やお歳暮でだれに何を送ったかも、スプレッドシートやNumbersで一覧にしてしまえば、カンタンに管理できますね。

コンサル生さんの中には、私と出会ったときにはすでに名刺の数は数百枚・・・という方も多いです。

その場合は、名刺をデータ化してくれる業者に頼みましょう。1枚あたり18~60円くらいで、データ化してくれます。

お金をかけたくない、まだ量が少ない、という場合は、コツコツと自分で入力していくようにしましょう。

1週間のうち、名刺を登録する時間を設けてもいいかもしれませんね。

早いうちから習慣化するのがオススメ

正直、ヘルプの子でここまでやっている子は、あまりいないかもしれません。なぜなら、その必要性があまりないから。

家で名刺をただ束で置いてるだけ、という子も多くいます。ヘルプにとって名刺が必要なときって、パーティーDMを書くときぐらいかもしれませんね。

でも、長く働きたい&売れたいと思うなら、早い段階から名刺をきちんと管理していくことです。

私も「本気で仕事するぞ!」と奮起したときは、まだ名刺の数は400枚程度でしたが、そこから6,000枚以上になりました。

ルーティン化しておかないと、もはや収集がつかなくなってしまいます(汗)

それに、せっかくいただいた名刺を、ただの紙切れにしてしまうのは、もったいないです。

ちゃんと営業活動に使えるように、まだ売れていないいまこそ、管理する習慣をつけておきましょう。

 

こうして見ると、一言で「名刺管理」と言っても、いろんな方法がありますね。

コンサルでは、Googleドライブとスプレッドシートを活用しているホステスさんが100%!

私がすすめたホステスさんもいますが、以前からずっとGoogleを使っていたというホステスさんが圧倒的に多いです。

おかげで、データ共有もカンタンで、コンサルもサクサク進みます。というわけで、私がダントツでおすすめするのは、

  • Contacts+
  • Googleドライブ
  • スプレッドシート

この3つです。本記事を参考に、あなたに合った管理方法を見つけてくださいね。

「そもそも名刺をいただけない!」という方は、以下記事もさんこうにしてくださいね。

 

ホステスの心得

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水野 (銀座ホステス)

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