ホステスの名刺管理術～おすすめ3選～
こんにちは。ホステス専門コンサルタントの秋好玲那です。→目次はこちら＾＾
ホステスは、お客様から名刺をいただく機会が多いですよね。その名刺、どのように管理していますか？
私は、名刺をファイリングしていました。五十音順に並べられた分厚い名刺ファイルが、何冊もありました。
これはこれで、とても意味のあることなのですが、さすがにファイルを持ち歩くことはできません。
かつ、何かあったときにパッと必要な情報を出すには、ファイリングされた名刺では手間がかかり非効率です。
そこで、コンサルでもお伝えしている、名刺管理の方法をお伝えします。使えるツールはどんどん使って、営業に活かしていきましょう。
あ、名刺整理をする前作業として、『ホステスが名刺をもらったら最低限やっておくべき３つのこと』もお忘れなく！
名刺管理アプリ
スマホが普及したいま、専用アプリで顧客管理をしているホステスさんもいると思います。
アプリのメリットは、とにかくお手軽＆どこにいてもサッと使えること。ただ、私個人としては、あまりアプリはすすめていません。なぜなら、
- データが消えた場合、自分で復元することは不可能
- パソコンと同期して作業できない
- スマホを落としたら終わり
といったことが、コンサルでも実際に起きたからです。でも、使いようによっては、とても便利な面もあるので、メリットだけを活用するのもアリですね。
私のおすすめアプリ１つと、水商売向けアプリの２つ、計３つをピックアップしてみました。
- Contacts+
- Melty
- 顧客管理帳 ホステスやキャバ嬢にオススメのアプリ
実際に使ったことがあるコンサル生さんの感想も入れてあるので、ぜひ参考にしてくださいね。
▼ 【おすすめ！】Contacts+
Contacts+は、クラウドベースのアドレス帳アプリです。Google、icloud、Microsoftなどのアカウントを利用できます。
クラウドベースなので、パソコンやiPadなどからも情報を見ることができます。スマホを紛失しても、他のツールでアクセスできるのは安心です。
カメラで名刺をスキャンするだけで、連絡先を追加してくれるので、入力の手間もありません。タグで絞り込むこともできるので、効率化もできますよ。
私はiPhone・iPadでこのアプリを愛用していて、Googleに紐づけています。特にデメリットは感じません。
新しい名刺をもらっても、スキャンすれば古い情報と統合してくれるし、新しい情報をパッと使えるように登録してくれるので、とてもラクチンです。
難点は、英語表記という点でしょうか。各プランで値段が違い、一番安いのは年払いの￥11,400です。iPhone・android、どちらでも使えます。
▼ 【水商売向け】Melty
Meltyは、キャバ嬢向けアプリとしてメキメキと名を高めていますね。ご存じの方も多いと思います。
実際にMeltyを使ったことがあるコンサル生さんの感想によると･･･
「正直、Googleでいいと思う」
「月々課金して使うほどでもない」
という、厳しいご意見でした（汗）
口コミを見ても、「データが消えた」という声が多くあり、その声に対する返信がさらに複雑な心境を誘います。でも、
- 売上・成績のグラフ表示
- 法律事務所への無料お悩み相談
- LINEの一斉送信
このあたりは、とてもいい機能だと思います。担当制のホステスさんには不便な面もありますが、指名制なら役立つでしょう。
最初の2週間無料、その後は月額￥980かかります。android版はありません。
▼ 顧客管理帳 ホステスやキャバ嬢にオススメのアプリ
こちらの最大のメリットは、オール無料で登録件数無制限なところ。スケジュール管理や売上管理もできます。
ただ、使ったことのあるコンサル生さんいわく、
「カレンダーが開かない」
「メモが反映されない」
「顧客データが消えた」
だそうで、ちょっとこわいですね。2017年からバージョンアップされていないようなので、不具合があっても対応してもらえる可能性は低いでしょう。
私が一番引っかかるのは、制作者がデータ取り扱いに関する詳細を開示していないことです。
いくらタダとはいえ、顧客情報を預けるには、ちょっと抵抗があります。でもタダなので、割り切れるかもしれません（私は割り切れませんが笑）。
ちなみに、こちらもandroid版はありません。
クラウド
私がもっとも推進しているのは、クラウド管理です。
どの端末からもアクセスでて、検索機能にも優れていて、あらゆる情報を一発で一気に取り出せるので、とても重宝します。
また、誰かと情報を共有したい場合も、URLひとつで共有できるので、とてもラクです。それぞれ一長一短ですが、
- Evernote
- Googleドライブ／icloud
- Googleフォト／写真
は、実際に私やコンサル生さんたちが使い倒しているクラウドです。
▼ Evernote
Evernoteの最大のメリットは、画像の中の文字を検索してくれることです。これは、Evernoteに特化した機能ですね。
カメラで名刺を撮影して、Evernoteに放り込んでおくだけで、名刺に書いてある情報を読み込んでくれます。これ、何気にものすごく便利です！！
Evernoteプレミアム機能を使うと、自動的に名刺情報を判別して、即座にデータ化してくれます。
判別がうまくいかず、手入力することになることもありますが、それでも便利な機能です。
Evernoteで営業日誌を書いて、日誌上に名刺画像を入れている人もいます。
「バースデー」「イベント」「同伴」など、必要なタグをつくると、一発で関連情報が出せたりもするので、便利です。
ただし、稀に、ごく稀にですが、データが消えることがあります（涙）あと、パソコンに直接同期させると、かなりメモリを食います（涙）
▼ Googleドライブ
Googleドライブも、名刺の写真を撮って保存することができます。
Evernoteのように、画像の文字を取り込んでくれることはありませんが、保存時にお客様の名前を入れておけば、検索時に一覧に出てきます。
Evernoteとの違いは、自分が削除しない限り、データが消えないこと。
私は10年ほどGoogleドライブを使っていますが、データが消えたことは一度もありません。
コンサル生さんたちも、全員Googleドライブを利用しています。営業日誌、売上管理、顧客リストなども、全部Googleドライブです。
icloudは5GBまで無料、Googleドライブは15GBまで無料、という違いもあります。そういった意味でも、Googleドライブはおすすめです。
▼ Googleフォト／写真
Googleフォトやicloudの写真は、画像に特化したクラウドです。こちらも、画像を登録する際にお客様の名前を入れておけば、ちゃんと検索できます。
メリットは、設定さえちゃんとしておけば、画像を撮った時点で自動的に同期されること。
日付順に並ぶので、いつ、だれから名刺をもらったか、視覚的にわかります。
私はiPhoneですが、icloudの写真アプリを使わず、Googleフォトに同期させています。その他のデータもGoogleなので、単に統一しているだけです。
コンサル生さんでiPhone利用の方は、パソコンでもスマホでもicloudの写真を利用している人が多いですね。
GoogleフォトはGoogleドライブの容量を使用、icloudの写真はicloudの容量を使用して保存されます。
データ
名刺そのものを保存、という話からは少しズレますが、データ化しておくことはとても重要です。
特に、お中元やお歳暮、年賀状や暑中見舞いなど、季節のご挨拶を送るホステスさんは、必須ですね。
宛名印刷に出す際も、必ず「ExcelかCSVデータをください」と言われるので、
- Excel
- スプレッドシート／Numbers
のどれかに、名刺をもらうたびに入力するようにしましょう。
▼ スプレッドシート／Numbers
スプレッドシートは、ExcelのGoogle版です。Excelと同様に使え、デメリットなどないのでは？と思うくらい、優れモノ。復元もカンタンにできます。
Numbersは、Excelのicloud版です。こちらも、Excelと同様に使えて、復元もカンタンです。
どちらもデータ破損することもなく、だれとでもURLひとつで共有でき、どのツールからでも閲覧できます。
Excelとの互換性もあるので、アップロードやインポートもクリックひとつでできますよ。
リスト化すれば郵送物手配も楽々
名刺の情報をリスト化すれば、暑中見舞い、年賀状、イベント案内状など、業者にデータを渡すだけで宛名印刷ができます。
お中元やお歳暮でだれに何を送ったかも、スプレッドシートやNumbersで一覧にしてしまえば、カンタンに管理できますね。
コンサル生さんの中には、私と出会ったときにはすでに名刺の数は数百枚･･･という方も多いです。
その場合は、名刺をデータ化してくれる業者に頼みましょう。1枚あたり18～60円くらいで、データ化してくれます。
お金をかけたくない、まだ量が少ない、という場合は、コツコツと自分で入力していくようにしましょう。
１週間のうち、名刺を登録する時間を設けてもいいかもしれませんね。
早いうちから習慣化するのがオススメ
正直、ヘルプの子でここまでやっている子は、あまりいないかもしれません。なぜなら、その必要性があまりないから。
家で名刺をただ束で置いてるだけ、という子も多くいます。ヘルプにとって名刺が必要なときって、パーティーDMを書くときぐらいかもしれませんね。
でも、長く働きたい＆売れたいと思うなら、早い段階から名刺をきちんと管理していくことです。
私も「本気で仕事するぞ！」と奮起したときは、まだ名刺の数は400枚程度でしたが、そこから6,000枚以上になりました。
ルーティン化しておかないと、もはや収集がつかなくなってしまいます（汗）
それに、せっかくいただいた名刺を、ただの紙切れにしてしまうのは、もったいないです。
ちゃんと営業活動に使えるように、まだ売れていないいまこそ、管理する習慣をつけておきましょう。
こうして見ると、一言で「名刺管理」と言っても、いろんな方法がありますね。
コンサルでは、Googleドライブとスプレッドシートを活用しているホステスさんが100％！
私がすすめたホステスさんもいますが、以前からずっとGoogleを使っていたというホステスさんが圧倒的に多いです。
おかげで、データ共有もカンタンで、コンサルもサクサク進みます。というわけで、私がダントツでおすすめするのは、
- Contacts+
- Googleドライブ
- スプレッドシート
この３つです。本記事を参考に、あなたに合った管理方法を見つけてくださいね。
「そもそも名刺をいただけない！」という方は、以下記事もさんこうにしてくださいね。
