ホステスは名刺をどうやって管理する?

ホステスは名刺をどうやって管理する?

© ホステスの心得

こんにちは。
銀座ホステス水野です。

ホステスはお客様から
名刺をいただく機会が多いです。

その名刺をどのように管理していますか?

アナログな私は
元々名刺をファイリングしていました。

それも大事なことかもしれませんが、
それだけでは名刺を生かしきれません。

(できるとは思うけど大変です)

なにかある度にファイルを
パラパラめくってなかなかの非効率!!

なのでセッションで合理的な玲那さんから
教えていただいただきました。

使えるツールはどんどん使って、
営業に生かしていきましょう^^

 

Evernoteに放り込んで管理する

まずEvernoteを教えていただきました。

参考
最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理
Evernote

続きを見る

Evernoteプレミアム機能を使うと、
スマホカメラで撮影するだけで
自動的に名刺だと判別して
手入力をせずに名刺情報が
即座にデータ化されます。

ただし判別がうまくいかなくて
結局手入力することになってしまうことが
しばしばあるのもご愛嬌(笑)

それでも便利な機能です。

Evernoteで名刺を保管していると
突然お客様が来店されたときなど
パラパラ名刺ファイルをめくらずに
一発で検索できて非常に楽です。

Evernoteでは名刺に限らず、
日々の営業日誌も書いています。

これでお客様の名前を検索するだけで
前回いつ来店して
そのときの情報もすぐにわかって
必須アイテムになりました。

タグを作ることもできるので
「バースデー」「イベント」「同伴」
などのタグを作って
一発検索することも可能。

ホステスの仕事を飛びこえて
血液検査の結果や旅行の写真も
Evernoteに入れていて
とってもお世話になっています。

Excelでリスト化すれば郵送物手配も楽々

これやると暑中見舞い、年賀状、
イベント案内状など
業者にデータを渡すだけで
宛名印刷ができます。

お中元やお歳暮で
誰に何を送ったかも管理できます。

セッションで教えていただいて
私が「やろう!」
と思ったときには、
すでに名刺の数は数百枚。

さすがにこれを自分でコツコツと
エクセルでリスト化をするのは
気の遠くなる作業なので
名刺をデータ化してくれる
業者に頼みました。

もっと早い段階からちゃんとやっていれば
余計にお金をかける必要も
なかったですね^^;

ため込むとデータ入力が億劫になるもの。

今は名刺をいただいたらこまめに
写メを撮ってEvernoteでデータ化&
エクセルにリスト化のルーティンを
行っています。

1週間のうち、このように
名刺を登録する時間を設けても
いいかもしれませんね。

 

早いうちから習慣化するのがオススメ

正直ヘルプの子でここまでやっている子は
あまりいないかも??

なぜならその必要性があまりないから。

家で名刺をただ束で置いてるだけ
という子もいるでしょう。

名刺が必要なときって
パーティーのためにDMを書くときぐらい
かもしれませんね。

でも長く働きたいなら、
そんなときから名刺を管理していくと
のちのち楽になります。

ある程度の経験者は
人それぞれで名刺管理をしています。

詳細まではよくわかりませんが、
友達は業者に頼んで
名刺管理してもらっているとか。

わざわざお金かけなくとも、
今回ご紹介した方法で十分だと思います。

 

まとめ

  • Evernoteで名刺をスキャンしてデータ化
  • Excelでリスト化して宛名印刷したり、贈り物記録を管理
  • 早い時期から名刺管理をしているとのちのち楽

 

余談ですが、以前銀座で格安で
宛名印刷してくれる業者がありました。

名刺ファイルをごっそり渡すだけで
印刷してくれるのです。

この業者がいたから、
エクセルでリスト化する必要がなかった
というのは正直ありました。

だけどなくなっちゃったんですよ〜!

ホステス側としては
とても便利だったのですが、
さすがに割に合わなかったんでしょうね。

なんて玲那さんと話していました。

参考
ペンとノートと名刺
ホステスが名刺をもらったら最低限やっておくべき3つのこと

最低限やりましょう。

続きを見る

こちらの記事と合わせて、
お客様からいただいた名刺を
役立ててくださいね!

 

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水野 (銀座ホステス)

水野

とある銀座クラブでホステスをしています。ホステス歴は10年くらいです。玲那さんとはアメブロ時代からのご縁で、かれこれ7年くらいお付き合いをいただいています。いつも猛毒を吐かれ・・・もとい、愛あるご指導をいただいております(笑)

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